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CONSIDERAÇÕES INICIAIS |
Processo administrativo é o conjunto de atos e ações administrativas
voltadas na conclusão de um objeto. Esses atos e ações são formalizadas em
documentos oficiais e agrupados em um único conjunto, facilitando eventuais
consultas.
Dessa forma, a formalização dos processos administrativos é um meio de
organizar os arquivos administrativos, pois reúnem em um mesmo local, os
documentos que fizeram parte do processo de realização de um determinado
objeto. Um exemplo de processo administrativo é o processo de registro de
preços para aquisição de água mineral nas repartições públicas. Esse processo
inicia com a problemática de uma eventual falta de água nas repartições. Nesse
sentido, a administração realiza um conjunto de estudos para a solução da
problemática, na qual, observa questões de âmbito legal, mercadológico e
orçamentário. A partir desse estudo são tomadas todas as ações necessárias para
o alcance do objeto. Nessa perspectiva, enquanto as ações são praticadas, os
documentos oriundos dessas ações são agrupados em um único local, na qual,
chamamos de processo administrativo.
Considerando ainda o exemplo anterior, após a identificação da
problemática, deve ser realizado os estudos para alcance da solução mais
adequada. Consequentemente, deve ser realizado a definição e as condições
referenciais para a conclusão do objeto. Em seguida, deve ser realizado o
estudo orçamentário, o procedimento licitatório e por fim, o ato final do
objeto que nesse exemplo é a ata de registro de preços para aquisição de água
mineral.
Confira a seguir, as principais formas de realização e organização dos
processos administrativos.
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PROCESSOS FÍSICOS E DIGITAIS |
Os processos administrativos podem ser realizados de forma física ou de
forma digital. No primeiro caso, os documentos oficiais são impressos em papel
adequado e juntados em uma pasta ou num conjunto de pastas que serão guardadas
em arquivo administrativo físico.
No segundo caso, os documentos são realizados em arquivo digital
oficial, juntados em um mesmo ambiente digital através de um sistema eletrônico
e por fim, armazenados em um arquivo digital.
Ao comparar essas duas formas de realização de processos, verifica-se
que aqueles realizados de forma digital trazem diversos benefícios para a
Administração Pública quando comparado ao outro. Os processos digitais
economizam mais espaço físico e diminuem gastos com impressões, manutenção de
equipamentos e transporte de documentos entre repartições. Os espaços ocupados
pelos data centers conseguem
armazenar de forma prática e segura um gigantesco arquivo digital, quando
comparado ao mesmo espaço utilizado pelos arquivos físicos.
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ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS |
Nos processos administrativos, geralmente os documentos são organização
de forma cronológica, mostrando toda evolução desde as primeiras ações
administrativas para definição do objeto até a conclusão do mesmo.
Nos arquivos
físicos, os documentos são guardados em pastas apropriadas e organizadoras
sobre armários com prateleiras de metal ou madeira. Nos arquivos físicos, as
pastas são agrupadas de acordo com a categoria e com o ano que foram
realizados.
Nos arquivos
digitais, os documentos são juntos em único arquivo digital que ficam
armazenados em um arquivo digital que pode ser acessado através de um sistema
legalizado. Nos arquivos digitais, os processos podem ser consultados através
de pesquisa textual com o uso de palavras-chave e do ano que foram realizados.
Em virtude da
grande quantidade de processos abertos pela Administração Pública ao longo de
um ano de trabalho, cada processo deve ser identificado com um número único,
chamado de protocolo.
Nesse sentido, o
protocolo é o número de identificação de um processo administrativo para serem
utilizados nos documentos pertencentes aquele processo. Nesse sentido, todos os
documentos que possuem um mesmo número de protocolo pertencem a um mesmo
processo administrativo.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS |
Portanto, a formalização dos documentos em processos administrativos tem
a finalidade de organizar melhor os arquivos administrativos, facilitando
eventuais consultas e auditorias. Esses processos podem ser realizados de forma
física ou digital, são organizados de forma cronológica e identificados por
meio de um mesmo número de protocolo.
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REFERÊNCIAS |
FACHINI, Tiago. Processo eletrônico, CNJ e o fim dos processos físicos. Projuris. 05 out. 2021. Disponível em: <
https://www.projuris.com.br/blog/processo-eletronico/ >. Acesso em: 18
out. 2025.
BOBSIN, Arthur. Processo administrativo: o que é, objetivo e etapas e principais
dúvidas. Aurum. 02 ago. 2023. Disponível
em: < https://www.aurum.com.br/blog/processo-administrativo/ >. Acesso
em: 18 out. 2025.
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Por: Santos.
Elaborado em: 05/01/2019. Publicado em: 18/10/2025. Atualizado em: 18/10/2025. Obrigado pela
sua atenção, qualquer dúvida, falha ou sugestão, deixe seu comentário ou
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