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CONSIDERAÇÕES INICIAIS |
Na arquivologia, o arquivo é entendido como o conjunto de documentos produzidos
por uma organização, empresa ou indivíduo. Nesse sentido, um arquivo da
Administração Pública Municipal, por exemplo, tem o objetivo de reunir todos os
documentos produzidos pelo poder executivo da Administração Pública de um
determinado município.
Geralmente, os arquivos são organizados de acordo com a vida útil dos documentos,
na qual, os documentos ativos são aguardados em arquivos próximos aos
colaboradores, enquanto os documentos mais inativos são aguardados em espaços
mais afastados. Nesse sentido, os arquivos podem ser classificados em corrente,
intermediário e permanente.
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CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO PELA VIDA
ÚTIL DOS DOCUMENTOS |
Quanto à vida útil dos documentos, os arquivos podem ser classificados
em três tipos: corrente, intermediário e permanente.
Arquivo corrente: aquele formado
por documentos vinculados aos objetivos imediatos das atividades
administrativas.
O arquivo corrente fica localizado próximo aos colaboradores e é formado
por documentos que precisam ser consultados com maior frequência em virtude da
sua vigência, do seu prazo de validade ou do seu resultado. São exemplos de
documentos de arquivos correntes os boletos a pagar, ordens de fornecimento,
pedido de compras, entre outros.
O arquivo corrente é formado por documentos de primeira idade, ou seja,
que estão em fase inicial de usabilidade.
Na Administração Pública, os arquivos correntes, geralmente estão
localizados dentro dos próprios locais de trabalho dos servidores públicos.
Arquivo
intermediário: aquele formado por documentos com baixa frequência de consulta. Em
geral, esse tipo de arquivo é formado por documentos que estão aguardando a
destinação final.
O arquivo intermediário fica localizado um pouco mais distante dos
colaboradores em virtude da menor frequência de consultas, pois geralmente é
formado por documentos vencidos ou sem valor administrativo. São exemplos de
documentos de arquivos intermediários as contas pagas e as propostas de preço
fechadas sem validade administrativa, entre outros.
O arquivo corrente é formado por documentos de segunda idade, ou seja,
que estão perdendo o valor administrativo. Dessa forma, esses documentos estão
aguardando a destinação final.
Na Administração Pública, os arquivos intermediários, geralmente ainda
estão localizados dentro dos prédios de trabalho administrativo, porém numa
área mais afastada dos locais de trabalho ativo dos servidores públicos.
No arquivo intermediário, os documentos com valor histórico são
encaminhados para o arquivo permanente, enquanto os documentos que não possuem
valor histórico e perderam o valor administrativo, fiscal e jurídico podem ser descartados.
No caso de descarte, os documentos devem ser triturados para preservar os dados
confidenciais das pessoas físicas ou jurídicas envolvidas.
Arquivo permanente: aquele formado
por documentos que precisam ser guardados de forma permanente em virtude do seu
valor histórico ou referencial.
A maior parte dos documentos guardados neste arquivo já perderam o valor
administrativo, mas em virtude do seu impacto social, precisam ser armazenados
de forma permanente devido ao seu valor histórico. Geralmente, os arquivos
permanentes guardam documentos históricos, tais como as constituições federais,
as leis de criação de territórios municipais, entre outros.
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AMBIENTE FÍSICO DOS ARQUIVOS |
Os espaços físicos dos arquivos precisam ter todas as condições
necessárias para proteger os documentos guardados contra a umidade, as intempéries,
a sujeira e eventuais problemas sociais. Os arquivos precisam manter os
documentos organizados de tal forma que facilite a localização e o manuseio.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS |
Portanto, os arquivos podem ser classificados conforme a vida útil dos
documentos, sendo que os documentos mais novos com uso mais frequente precisam
está em arquivos mais próximos dos servidores, o chamado arquivo corrente.
Enquanto, documentos mais antigos e sem valor administrativo, mas com valor
histórico, precisam ser guardados em arquivos mais afastados dos ambientes de
trabalho administrativo, como é o caso dos arquivos permanentes.
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REFERÊNCIAS |
Arquivo corrente, intermediário e permanente: o que é?. Totvs. 19 jul. 2023. Disponível em: <
https://www.totvs.com/blog/gestao-para-assinatura-de-documentos/arquivo-corrente-intermediario-e-permanente/>.
Acesso em: 17 out. 2022.
que é arquivo corrente, intermediário e permanente? Entenda os
diferenciais e benefícios de cada um!. Omie.
20 mar. 2024. Disponível em: < https://www.omie.com.br/blog/o-que-e-arquivo-corrente-intermediario-e-permanente-entenda-os-diferenciais-e-beneficios-de-cada-um/>.
Acesso em: 17 out. 2022.
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Por: Santos.
Elaborado em: 05/01/2019. Publicado em: 17/10/2025. Atualizado em: 17/10/2025. Obrigado pela
sua atenção, qualquer dúvida, falha ou sugestão, deixe seu comentário ou
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